Nadanie znaczników kont JPK_KR_PD w Comarch ERP Optima to dziś najpilniejsze zadanie dla firm, które prowadzą księgi rachunkowe w tym programie i wysyłają VAT miesięcznie. Poradnik jest przeznaczony dla właścicieli firm, osób rozliczających się samodzielnie i księgowych, którzy chcą przeprowadzić ten projekt od początku do końca. Wyjaśniamy, czym są znaczniki, jak uporządkować plan kont, gdzie kliknąć w programie i jak sprawdzić wynik, zanim plik trafi do urzędu skarbowego.
1. Najważniejsze w skrócie
- Znacznik to kod ze słownika Ministerstwa Finansów, który mówi urzędowi, czym jest dane konto, niezależnie od numeru nadanego mu w Twojej firmie.
- Każde raportowane konto ma mieć S_12_1. S_12_2 stosuje się wyjątkowo, a S_12_3 tam, gdzie powstaje różnica podatkowa.
- Dotyczy to także kont syntetycznych. Gdy analityki mają różne znaczniki, syntetyka dostaje znacznik INNE.
- W Optimie odznacz parametr „Pobieraj tylko konta analityczne”, bo według MF pominięcie kont syntetycznych nie odzwierciedla ksiąg (sekcja 10).
- Najtrudniejszy problem to zbiorcze wyciągi i raporty kasowe: w ich przypadku trzeba zadbać o identyfikację każdej operacji (sekcja 12).
- Konto mieszane trzeba rozbić, bo znacznik nadaje się kontu, a nie pojedynczej operacji.
- Pierwszy plik za 2026 r. przy roku kalendarzowym i JPK_V7M składa się do 2 sierpnia 2027 r.
2. Kogo dotyczy obowiązek i od kiedy
JPK_KR_PD to księgi rachunkowe przesyłane do urzędu skarbowego w formie pliku XML, uzupełnione o dodatkowe dane, w tym o znaczniki kont. Obowiązek wchodzi etapami. Termin zależy od tego, jak składasz JPK_VAT.
| Etap | Kogo obejmuje | Pierwszy rok raportowany | Termin przy roku kalendarzowym |
|---|---|---|---|
| 1 | Podatkowe grupy kapitałowe oraz podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z przychodem powyżej 50 mln euro | 2025 | 31 lipca 2026 r. |
| 2 | Podatnicy CIT, spółki niebędące osobami prawnymi i podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, którzy składają JPK_V7M | 2026 | 2 sierpnia 2027 r. (31 lipca to sobota) |
| 3 | Pozostali, w tym składający JPK_V7K | 2027 | 31 lipca 2028 r. |
Dla podatników CIT termin wynosi obecnie siedem miesięcy po zakończeniu roku podatkowego. W starszych publikacjach można jeszcze znaleźć termin składania CIT-8, czyli 31 marca, ale ten przepis zmieniono od 1 lipca 2026 r. Samo zeznanie CIT-8 nadal składa się w dotychczasowym terminie, a JPK_KR_PD go nie zastępuje.
Przypadki graniczne
| Sytuacja | Czy nadajesz znaczniki? |
|---|---|
| Spółka z o.o., JPK_V7M, sprawozdanie wg ustawy o rachunkowości | Tak, za 2026 r. – S_12_1 oraz, gdy trzeba, S_12_2 i S_12_3 |
| Jednostka mała lub mikro z uproszczonym sprawozdaniem | Tak, stosuje ten sam słownik z załącznika nr 7 (ZOiS7) |
| Spółka na estońskim CIT | Tak, znaczniki rachunkowe; bez znaczników podatkowych PD, a węzeł RPD z wartościami zerowymi (stanowisko MF) |
| Jednostka stosująca MSSF/MSR | Pola znaczników pozostają fakultatywne do 1 stycznia 2028 r. |
| Firma składająca JPK_V7K | Za 2026 r. nie; za 2027 r. tak, więc plan kont warto przygotować przed 1 stycznia 2027 r. |
| Działalność na KPiR | Nie, JPK_KR_PD dotyczy ksiąg rachunkowych; tu obowiązują inne struktury JPK |
3. Czym są znaczniki i jak je czytać
Każda firma ma inną numerację kont. Konto „Środki transportu” może mieć u jednego podatnika numer 014, a u innego 010-4. Znacznik sprawia, że urząd rozumie treść konta bez znajomości Twojego planu kont. Większość firm korzysta ze słownika z załącznika nr 7 do rozporządzenia z 16 sierpnia 2024 r., a jego kody odpowiadają pozycjom bilansu i rachunku zysków i strat.
| Pole | Co oznacza | Czy trzeba wypełnić |
|---|---|---|
| S_12_1 | Znacznik podstawowy: bilansowy albo wynikowy | Tak, wyjątek dotyczy jednostek MSSF |
| S_12_2 | Drugi znacznik rachunkowy, gdy konto może trafić do dwóch pozycji, np. saldo aktywne albo pasywne | Opcjonalnie; co do zasady wystarcza jeden znacznik |
| S_12_3 | Znacznik podatkowy PD | Technicznie opcjonalny, lecz należy go wypełnić, gdy charakter konta tego wymaga |
Kod da się odczytać. Przykład: BAAII1c_W to Bilans, Aktywa, część A, grupa II, pozycja 1c, czyli urządzenia techniczne i maszyny, a końcówka _W oznacza wartość. Końcówka _U oznacza umorzenie, a _A odpis aktualizujący. Prefiks BP to pasywa, a RP i RK odnoszą się do rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym i kalkulacyjnym. Słownik jest wspólny dla obu wariantów.
Zasada numer jeden: znacznik nadajesz kontu, a nie operacji. Jeżeli na koncie 760 leżą razem sprzedaż środka trwałego i dotacja, jeden kod nie opisze prawdziwie obu zdarzeń. Trzeba wydzielić analityki.
4. Projekt krok po kroku – mapa całego zadania
- Sprawdź wersję programu i wykonaj kopię bazy.
- Ustaw Typ ZOiS w okresie obrachunkowym.
- Wyeksportuj plan kont do Excela.
- Wyszukaj i rozbij konta mieszane.
- Przypisz S_12_1 i S_12_2.
- Przypisz S_12_3.
- Oznacz konta syntetyczne.
- Zaimportuj znaczniki do Optimy.
- Sprawdź wynik i wygeneruj próbny plik.
- Uzgodnij RPD i zaktualizuj politykę rachunkowości.
Najlepiej zacząć od okresu obrachunkowego 2026, bo to za niego powstanie pierwszy plik. Dopiero poprawny plan kont przenieś do 2027 r. Znaczniki są zapisane przy kontach danego okresu, więc oznaczenie wyłącznie planu na 2027 r. nie rozwiąże problemu pliku za 2026 r.
5. Przygotowanie programu i wybór Typu ZOiS
Krok 1. Wersja programu i kopia bazy
Możliwość sporządzenia pliku JPK_KR_PD pojawiła się w wersji 2025.3.1, jednak do pracy przyjmij najnowszą dostępną wersję, bo obejmuje późniejsze poprawki. Przykładowo parametr dotyczący kontrahentów z dokumentów zbiorczych opisano w nowościach wersji 2026.1.1. Przed importem i przeksięgowaniami wykonaj kopię bezpieczeństwa bazy firmowej.
Krok 2. Typ ZOiS
Wejdź w Konfiguracja Firmy / Księgowość / Okresy obrachunkowe, otwórz formularz okresu i wskaż pole Typ ZOiS. Dla typowej spółki handlowej, produkcyjnej lub usługowej będzie to Zestawienie dla jednostek pozostałych, czyli ZOiS7. Organizacje pożytku publicznego wybierają ZOiS3, a jednostki MSSF ZOiS8.
Wybór sprawdź przed pierwszym przypisaniem. Po nadaniu znaczników w danym okresie program nie pozwala zmienić Typu ZOiS. Lista dostępnych znaczników zależy właśnie od tego ustawienia.
6. Eksport planu kont i arkusz roboczy
Krok 3. Eksport do Excela
- Otwórz Księgowość / Plan kont.
- Kliknij prawym przyciskiem nazwę kolumny, wybierz Wybór kolumn i wyciągnij S_12_2 oraz S_12_3. Kolumna S_12_1 jest widoczna domyślnie.
- Wybierz Eksport / Bieżący widok do pliku / MS Excel (xlsx) / na dysku.
Przy większym planie kont arkusz warto rozbudować o kolumny pomocnicze: pozycja bilansu lub RZiS, status podatkowy, uwagi i osoba sprawdzająca. Do importu program potrzebuje kolumn Numer, S_12_1, S_12_2 i S_12_3, dlatego do wczytania najlepiej przygotować czysty plik z tymi kolumnami.
Skąd brać właściwy kod
Punktem wyjścia są definicje bilansu i RZiS w zestawieniach księgowych. Skoro konto trafia dziś do określonej pozycji sprawozdania, jego znacznik powinien odpowiadać tej pozycji. Jeżeli definicje są nieaktualne, popraw je razem z mapowaniem. W ten sposób sprawozdanie i JPK będą mówić tym samym językiem.
| Przykładowe konto | Nazwa | S_12_1 | S_12_2 |
|---|---|---|---|
| 010 | Środki trwałe (konto zbiorcze) | INNE | – |
| 010-1 | Grunty | BAAII1a_W | – |
| 010-2 | Budynki i lokale | BAAII1b_W | – |
| 010-3 | Urządzenia techniczne i maszyny | BAAII1c_W | – |
| 010-4 | Środki transportu | BAAII1d_W | – |
| 010-5 | Inne środki trwałe | BAAII1e_W | – |
| 071-4 | Umorzenie środków transportu | BAAII1d_U | – |
| 080 | Środki trwałe w budowie | BAAII2_W | – |
| 131 | Rachunek bieżący z kredytem w rachunku | BABIII1c1_SPKR | BPBIII3a |
| 750-01 | Dodatnie różnice kursowe | RPGV_RKJV_RK | – |
| 751-01 | Ujemne różnice kursowe | RPHIV_RKKIV_RK | – |
| 801 | Kapitał podstawowy | BPAI | – |
Numery kont są przykładowe. Decyduje treść konta u Ciebie, a kod zawsze wybieraj z aktualnego słownika i listy w programie. Ten sam znacznik może mieć wiele kont, a różnice kursowe oznaczasz według treści konta, nawet gdy w RZiS wychodzi jedna kwota per saldo.
7. Konta mieszane – najważniejszy etap projektu
Krok 4. Znajdź konta do podziału
Przejrzyj obroty 2026 r. i zadaj przy każdym koncie dwa pytania: czy wszystkie operacje trafiają do tej samej pozycji sprawozdania oraz czy mają ten sam status podatkowy. Przede wszystkim sprawdź zespoły 4 i 7, pozostałe przychody i koszty operacyjne, koszty finansowe oraz rozrachunki.
Dyrektor KIS w interpretacji z 12 sierpnia 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.260.2026.2.AN) nie uznał za wystarczające przypisywania znaczników PD przez narzędzie generujące plik, bez zmian w planie kont. Dane mają być w księgach, a plik ma je tylko odzwierciedlać.
Przykład liczbowy: rozbicie konta 760 za 2026 r.
Alfa sp. z o.o. rozlicza się w roku kalendarzowym i składa JPK_V7M. Na koniec listopada 2026 r. na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” ma obroty Ma 84 500 zł. Składają się na nie trzy rodzaje operacji:
| Nowe konto | Treść | Kwota | S_12_1 | S_12_3 |
|---|---|---|---|---|
| 760-01 | Inne przychody operacyjne | 12 300 zł | RPDIV_RKGIV_P | – |
| 760-02 | Sprzedaż niefinansowych aktywów trwałych podmiotom niepowiązanym | 45 000 zł | RPDI_RKGI_POZ | – |
| 760-03 | Dotacje stanowiące dochód wolny | 27 200 zł | RPDII_RKGII | PD1_3 |
| 760 | Konto syntetyczne – razem | 84 500 zł | INNE | – |
Kontrola: 12 300 + 45 000 + 27 200 = 84 500 zł. Księgowa zakłada trzy analityki i przenosi zapisy dokumentem PK z datą w 2026 r., opisując każdą pozycję, np. „Przeniesienie dotacji na konto 760-03, PK 41/11/2026”. Zapis ręczny bez dokumentu źródłowego otrzyma w pliku oznaczenie PK, a brak opisu skutkuje wpisem BRAK. Ogólny opis nie wystarczy, bo urząd zobaczy treść dziennika.
Status podatkowy dotacji trzeba ustalić na podstawie jej celu i przepisów. W przykładzie przyjęto, że jest dochodem wolnym. Trzeba też pamiętać o stronie kosztowej: wydatki związane z tym przychodem, np. amortyzacja, mogą wymagać osobnego konta i właściwego znacznika z grupy PD4.
Dwa modele ewidencji różnic
| Model | Jak działa | Kiedy pasuje |
|---|---|---|
| Analityka kont wynikowych | Osobne konta dla przychodów i kosztów o różnym statusie; S_12_1 wynikowy, S_12_3 PD | Niewiele różnic, proste schematy księgowań |
| Konta pozabilansowe | Różnice ujmowane w zespole 9; S_12_1 INNE, S_12_3 ze znacznikiem PB | Więcej różnic lub niechęć do mnożenia kont wynikowych |
| Model mieszany | Oba rozwiązania jednocześnie, według zasad z polityki rachunkowości | Firmy z różnorodnymi rozliczeniami |
Konta pozabilansowe nie mogą być zbiorczym przeksięgowaniem na koniec roku. Według MF zapisy na nich mają odzwierciedlać rzeczywiste operacje, z rodzajem dowodu i opisem.
8. Przypisanie S_12_1 i S_12_2
Krok 5. Konta bilansowe i wynikowe
- Co do zasady jeden znacznik. Drugi stosuj tylko wtedy, gdy konto naprawdę może prezentować się w dwóch miejscach.
- Konta dwustronne. Rachunek bieżący z kredytem może mieć saldo Wn (środki pieniężne) albo Ma (kredyt krótkoterminowy). Kolejność znaczników w S_12_1 i S_12_2 nie wpływa na poprawność, jeżeli oba odpowiadają bilansowi.
- S_12_1 to nie „strona Wn”, a S_12_2 to nie „strona Ma”. To częste nieporozumienie wśród użytkowników. Praktycznie w S_12_1 wpisz znacznik odpowiadający naturalnemu charakterowi konta. Dla należności pozostałych do 12 miesięcy będzie to BABII3a_D12, a jako drugi BPBIII3d_D12. Dla zobowiązań układ jest odwrotny.
- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Sprawdź podział na jednostki powiązane i pozostałe oraz na terminy wymagalności, bo słownik rozróżnia te pozycje.
- Zespoły 4 i 5. Przy ewidencji równoległej znaczniki nadaje się kontom w obu zespołach.
- Znacznik INNE to rozwiązanie wyjątkowe, a nie kategoria dla kont trudnych do oceny. Stosuje się go m.in. do syntetyk z różnymi analitykami oraz do odpowiednich kont pozabilansowych.
9. Przypisanie S_12_3 – znaczniki podatkowe
Krok 6. Oznacz różnice między wynikiem a podatkiem
Zwykły koszt, który w całości i w tym samym okresie jest kosztem podatkowym, co do zasady nie wymaga znacznika PD. Znacznik dotyczy kont, na których powstaje różnica. Na jednym koncie można użyć tylko jednego znacznika podatkowego.
| Znacznik | Znaczenie | Typ różnicy |
|---|---|---|
| PD1, PD1_1, PD1_2, PD1_3 | Przychody poza ustawą, niezaliczane do przychodów podatkowych, dochody wolne | Trwała |
| PD2 | Przychody niepodlegające opodatkowaniu w bieżącym roku | Przejściowa |
| PD4, PD4_1, PD4_2, PD4_3 | Koszty niebędące kosztami uzyskania przychodów, w tym koszty powiązane z PD1_1–PD1_3 | Trwała |
| PD5 | Koszty nieuznawane za koszty podatkowe w bieżącym roku | Przejściowa |
| PD7 | Koszty działalności badawczo-rozwojowej (ulga B+R) | Ulga |
| PD8_1, PD8_2 | Przychody i koszty kwalifikowane IP Box | Preferencja |
| PD3_PB, PD6_PB | Przychody i koszty podatkowe roku bieżącego, ujęte w księgach lat ubiegłych; tylko konta pozabilansowe | Odwrócenie różnicy |
Sama informacja „NKUP” nie wystarcza do wyboru kodu. Ustal przyczynę wyłączenia oraz to, czy różnica jest trwała, czy przejściowa. Ministerstwo konsultowało rozszerzenie słownika o kolejne znaczniki PD i pola RPD, ale na koniec października 2026 r. nie było to obowiązujące prawo.
Przykład: wynagrodzenia i odsetki z przełomu roku
W 2025 r. Alfa sp. z o.o. ujęła w kosztach grudniowe wynagrodzenia 38 600 zł, a w przychodach finansowych naliczone odsetki od należności 950 zł. Wynagrodzenia wypłaciła po terminie, 15 stycznia 2026 r., a odsetki otrzymała 20 marca 2026 r. Obie kwoty stają się podatkowe w 2026 r., ale nie można ich ponownie ująć w wyniku finansowym.
| Konto pozabilansowe | Kwota w 2026 r. | S_12_1 | S_12_3 | Pole RPD |
|---|---|---|---|---|
| 996 Koszty podatkowe z lat ubiegłych | 38 600 zł | INNE | PD6_PB | K_6 |
| 993 Przychody podatkowe z lat ubiegłych | 950 zł | INNE | PD3_PB | K_3 |
Na tym przykładzie widać, po co ewidencja: kwoty z arkusza prowadzonego poza księgami nie dadzą konta, któremu można nadać znacznik.
10. Konta syntetyczne i parametr, którego nie wolno przeoczyć
Krok 7. Oznacz syntetyki
Jeszcze na początku 2026 r. użytkownicy Optimy spierali się, czy do pliku mają trafić tylko konta ostatecznego zapisu. Odpowiedź MF z 8 stycznia 2026 r. (pytania 141 i 142) rozstrzyga sprawę: w węźle ZOiS wykazuje się konta z obrotami lub saldami, a także syntetyczne, w ramach których analityki mają obroty lub salda. Raportowanie z pominięciem kont syntetycznych nie odzwierciedla ksiąg. Kontem ostatecznego zapisu jest też konto wykazujące wyłącznie bilans otwarcia.
Ministerstwo Finansów przyjęło, że znacznik konta syntetycznego zwykle powiela znacznik analityk, jeśli odpowiada treści zapisów na obu poziomach. W pozostałych przypadkach syntetyka otrzymuje znacznik INNE. Dyrektor KIS potwierdził to w interpretacji z 24 września 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.438.2026.1.ZK): podatnik oznaczył tylko analityki ostatniego poziomu, a organ uznał, że znacznik należy nadać także kontom syntetycznym i pośrednim.
| Układ analityk | Znacznik syntetyki |
|---|---|
| Wszystkie analityki mają ten sam znacznik i odpowiada on treści syntetyki | Ten sam znacznik |
| Analityki mają różne znaczniki, np. 010-1 i 010-3 | INNE |
| Konto pośrednie, np. 760-1 z analitykami 760-1-1 i 760-1-2 | Ta sama reguła na każdym poziomie |
Uwaga w Optimie: w oknie Eksport plików JPK obowiązkowych parametr Pobieraj tylko konta analityczne jest według dokumentacji domyślnie zaznaczony. Wtedy do pliku idą wyłącznie analityki. Przy obecnym stanowisku MF i KIS trzeba go odznaczyć, a wcześniej uzupełnić znaczniki syntetyk.
Pamiętaj też o dziedziczeniu. Przy dodawaniu analityk do kont syntetycznych słownikowych, np. nowych kontrahentów, Optima przepisuje znaczniki z konta nadrzędnego. Potwierdzają to użytkownicy, choć w 2025 r. zgłaszano też nowe konta rozrachunkowe bez znacznika, dlatego sprawdź to przy pierwszym nowym kontrahencie. Jest to duże ułatwienie, ale jeśli na koncie nadrzędnym widnieje zły kod, błąd powieli się na nowych kontach. W biurach rachunkowych plan kont ze znacznikami można przenieść do bazy o tym samym Typie ZOiS.
11. Wprowadzenie znaczników do Optimy i kontrola
Krok 8. Wybierz sposób wprowadzenia
| Metoda | Gdzie w programie | Do czego |
|---|---|---|
| Formularz konta | Księgowość / Plan kont / konto / zakładka [JPK] | Pojedyncze konta i poprawki |
| Operacja seryjna | Zaznaczone konta / Operacje seryjne / Zmień znaczniki JPK | Grupa kont z tym samym znacznikiem; także usuwanie znacznika |
| Import z arkusza | Księgowość / Plan kont / strzałka przy przycisku generowania planu / Aktualizacja znaczników JPK_KR_PD | Cały plan kont |
| Wzorcowy plan kont | Księgowość / Plan kont / Generowanie wzorcowego planu kont | Nowe firmy; część S_12_1 program przypisze sam, resztę trzeba uzupełnić |
Przy imporcie wybierz jedną z dwóch opcji:
- Tylko dopisanie nowych – już przypisane znaczniki pozostają bez zmian.
- Dopisanie nowych i aktualizacja istniejących – dane z arkusza nadpisują dotychczasowe znaczniki. Zwykle ta opcja jest właściwa przy poprawianiu planu kont.
W arkuszu znaczenie ma wielkość liter. Niepoprawny kod nie zostanie wczytany: program pokaże ostrzeżenie, że wartość nie istnieje lub nie pasuje do wybranego Typu ZOiS. Nie zakładaj, że import się udał, tylko przejrzyj wszystkie komunikaty.
Krok 9. Sprawdź wynik i wygeneruj próbny plik
- Na planie kont pokaż kolumny S_12_1, S_12_2 i S_12_3, a następnie odfiltruj konta bez S_12_1.
- Porównaj znaczniki z bilansem i RZiS, zwłaszcza kont o saldach dwustronnych.
- Otwórz JPK / Pliki JPK, rozwiń plus i wybierz Pliki JPK obowiązkowe.
- Sprawdź rok obrotowy, urząd skarbowy i okres. Przy estońskim CIT lub MSSF zaznacz odpowiedni parametr.
- Odznacz Pobieraj tylko konta analityczne, pozostaw Uwzględniaj wszystkich kontrahentów z dokumentu i zaznacz tworzenie pliku MS Excel.
- Otwórz arkusz i przejrzyj zakładki ZOiS, Dziennik, KontoZapis, Kontrahent i RPD.
Pierwszy plik testowy warto wykonać jeszcze w 2026 r. Domyślnie zaznaczony parametr Uwzględniaj zapisy w buforze pomaga w próbie, ale przed plikiem właściwym zapisy powinny być zatwierdzone. Zmiany wprowadzone w podglądzie Excel nie wracają do programu. Przy okazji sprawdź też, czy konta pozabilansowe pojawiły się w ZOiS, jeśli stosujesz ten model.
Co jeszcze widać w pliku
- NIP i kontrahent pochodzą z nagłówka zapisu księgowego. Uzupełnij ich braki w dokumentach i schematach księgowań.
- Numer KSeF przenosi się z faktur sprzedaży wysłanych do KSeF lub wprowadzonych do rejestru VAT. Przy braku powiązania uzupełnia się go ręcznie.
- Rodzaj dowodu i kwota operacji przenoszą się automatycznie lub są wyliczane przez program. Edycja jest możliwa do przeniesienia zapisów na czysto.
- Opis pobierany jest z nagłówka i pozycji zapisu. Dzięki temu dziennik musi być czytelny bez sięgania do dokumentów.
12. Wyciągi bankowe i raporty kasowe – największy problem użytkowników
Na forum Społeczności Comarch najwięcej dyskusji dotyczy księgowania wyciągów i raportów jednym zapisem. Problem bierze się z budowy pliku: pole kontrahenta D_3 i numer KSeF D_12 znajdują się w nagłówku zapisu w dzienniku, a nie przy każdej pozycji. Dlatego jeden zapis zbiorczy nie może wskazać wielu kontrahentów i wielu faktur w tych polach.
MF w odpowiedzi nr 73 przypomina, że zapisy zbiorcze są dopuszczalne na podstawie art. 20 ustawy o rachunkowości, ale muszą pozwalać na identyfikację zdarzeń jednostkowych. Po okresie zwolnienia pola D_3 i D_12 nie mogą pozostać puste, jeśli dla danego dowodu trzeba wykazać NIP kontrahenta lub numer KSeF.
Co robi Optima
- Parametr z wersji 2026.1.1. Opcja „Uwzględniaj wszystkich kontrahentów z dokumentu” (domyślnie zaznaczona) dodaje do sekcji Kontrahent także podmioty z pozycji zapisu. Użytkownicy podkreślają, że to słownik kontrahentów, który nie wypełnia pola D_3 przy zapisie w dzienniku.
- Pole D_3 przy wyciągu. Jedna z użytkowniczek zgłosiła w sierpniu 2026 r., że wpisuje się tam nazwa banku, a D_12 pozostaje puste.
- Brak gotowego rozwiązania w dokumentacji. Instrukcje opisują księgowanie całego raportu przyciskiem Księguj; każdy KP lub KW daje dekret. Nie znaleźliśmy opisu parametru, który nadawałby każdej operacji odrębny numer dziennika, a pytanie na forum pozostało bez odpowiedzi Comarchu.
- Sprzedaż w rejestrze VAT. Tu sprawa jest prostsza: od 1 stycznia 2026 r. Comarch wycofał zbiorcze księgowanie faktur sprzedaży z powodu KSeF, więc każda faktura jest osobnym dokumentem.
Przykład: wyciąg z trzema wpłatami
Alfa sp. z o.o. otrzymuje 12 listopada 2026 r. wyciąg nr 214/2026 z trzema wpłatami od odbiorców: 12 300 zł, 4 920 zł i 7 380 zł, razem 24 600 zł.
| Sposób ujęcia | Co widać w pliku | Ocena |
|---|---|---|
| Jeden zapis „Wyciąg 214” bez kontrahentów w pozycjach | Kwota 24 600 zł bez możliwości wskazania płatników | Do poprawy |
| Jeden zapis, trzy pozycje z kontami 201-… i opisem z numerem faktury | Identyfikacja w pozycjach (Z_2), kontrahenci w sekcji Kontrahent, D_3 i D_12 nadal niejednoznaczne | Minimum, ale z ryzykiem interpretacyjnym |
| Trzy odrębne zapisy, każdy z własnym kontrahentem | Jeden zapis to jeden płatnik i jedna płatność | Najbardziej przejrzyste |
Praktyczna zasada: nawet jeśli zapis pozostaje zbiorczy, każda pozycja wyciągu ma mieć właściwe konto rozrachunkowe i opis pozwalający wskazać kontrahenta oraz fakturę, np. „Wpłata za FV 311/11/2026”.
Numer KSeF jest przy tym przypisany przede wszystkim do zapisu samej faktury, a wyciąg jest innym dowodem. Naszym zdaniem to tam trzeba pilnować numeru w pierwszej kolejności, jednak przepisy i wyjaśnienia nie przesądzają jednoznacznie, czy dotyczy to także zapłaty. Przed zamknięciem 2026 r. warto zapytać serwis lub partnera Comarch o aktualne możliwości schematu w używanej wersji.
Płatności bez faktury
Użytkownicy pytają też, kogo wskazać przy przelewach do urzędu, ZUS, komornika lub ubezpieczyciela. Wymóg dotyczy NIP kontrahenta, o ile został nadany, dlatego lepiej wybrać rzeczywisty podmiot z właściwej listy niż „Nieokreślonego”. Wypracowane zasady warto zapisać i stosować jednolicie.
13. Komunikaty i problemy z próbnym plikiem
| Objaw | Prawdopodobna przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Błąd przy S_12_1: „Wartość '' jest nieprawidłowa”, „Błąd ograniczenia Enumeration” | Konto w pliku nie ma znacznika S_12_1 | W podglądzie Excel na zakładce ZOiS odfiltruj puste S_12_1. Często winne są konta pozabilansowe, którym trzeba wpisać INNE. |
| „KontoZapis (…) ma niekompletną zawartość”, oczekiwane Z_4, Z_7 | Pozycja bez kwoty Wn i Ma | W Excelu odfiltruj zapisy bez wartości w tych kolumnach i popraw je w księgach. |
| Numer linii z błędu nie pasuje do Excela | Linia dotyczy pliku XML, a nie arkusza | Generuj plik za krótsze okresy, np. miesiąc, i zawęź miejsce błędu. |
| „FOR XML nie może serializować danych dla węzła T_1”, znak 0x001F | Niewidoczny znak sterujący w kodzie kontrahenta | Znajdź okres z błędem, sprawdź kody kontrahentów w Excelu i usuń znak. |
| Faktura 1/02/2025 widoczna w D_4 jako 2025-02-01 | Najpewniej Excel zamienia tekst na datę | Sprawdź format komórki i treść pliku XML, zanim uznasz to za błąd. |
| Dziennik w podglądzie nie jest ułożony chronologicznie | Kolejność rekordów w pliku różni się od wydruku | Sprawdź numerację i daty zapisów. Forum nie dało tu jednoznacznej odpowiedzi. |
| Różnica kursowa: waluta z kwotą 0 w pliku | Różnicę księguje się w PLN, bez kwoty w walucie | Według odpowiedzi na forum zero w Z_8 jest dopuszczalne. |
| Brak potrzebnego znacznika na liście | Inny Typ ZOiS lub słownik dla innej jednostki | Sprawdź Typ ZOiS w okresie obrachunkowym, zanim wrócisz do planu kont. |
| Znaczniki zniknęły po aktualizacji (zgłoszenie z grudnia 2025 r.) | Przyczyna niewyjaśniona | Po każdej aktualizacji filtruj plan kont po pustym S_12_1 i trzymaj arkusz importu. |
Użytkownicy zauważyli też, że znaczniki nie zapisują się przy księgowaniach, lecz program pobiera je z planu kont przy generowaniu pliku. Jeśli tak jest, poprawa znacznika w trakcie roku nie wymaga zmiany zapisów. Dokumentacja tego wprost nie opisuje, więc po każdej zmianie wygeneruj plik ponownie. Pytanie o automatyczne nadanie znaczników z definicji bilansu i RZiS również wraca na forum: program przypisuje je tylko częściowo przy wzorcowym planie kont, a resztę wykonuje się operacją seryjną lub importem.
Na forum pojawia się jeszcze wątpliwość dotycząca kodu kraju kontrahenta i prefiksu przy NIP. Nie wpisuj prefiksu PL przy kontrahentach krajowych bez sprawdzenia, czy nie zmieni to danych na fakturach w KSeF.
14. RPD, polityka rachunkowości i kolejny rok
Krok 10. Uzgodnij rozliczenie podatkowe
W Księgowość / Zestawienia księgowe / zakładka [Systemowe] znajduje się zestawienie RPD. Można podpiąć pod nie konta, a program wyliczy kwoty; można też wpisać lub zmienić wartości w oknie Rozliczenie podatku dochodowego przy tworzeniu pliku. Węzeł RPD wypełnia się w pliku zamykającym rok podatkowy. MF wskazuje, że kwoty powinny uzgadniać się z kontami oznaczonymi znacznikami PD, dlatego przed wysyłką porównaj je z CIT-8. Różnica to sygnał, że trzeba wrócić do mapowania.
Zmiany w planie kont i analityce wpisz do dokumentacji polityki rachunkowości. Następnie skopiuj plan kont do okresu 2027. Optima przenosi znaczniki przy kopiowaniu planu i aktualizacji z poprzedniego okresu. Między bazami znaczniki przejdą tylko przy takim samym Typie ZOiS.
| Kiedy | Co zrobić |
|---|---|
| Listopad 2026 | Typ ZOiS, eksport planu, lista kont mieszanych, decyzja o modelu różnic |
| Grudzień 2026 | Nowe analityki, przeksięgowania PK, import znaczników, pierwszy plik testowy |
| Styczeń 2027 | Plan kont na 2027 r. ze znacznikami, poprawione schematy księgowań, nowe analityki od pierwszego zapisu |
| Do 31 marca 2027 | Zamknięcie roku i CIT-8, uzgodnienie RPD |
| Do 30 lipca 2027 | Bezpieczny termin wysyłki pliku za 2026 r. i odbiór UPO |
Plik wysyła się z listy plików JPK podpisem kwalifikowanym albo zaufanym. Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje również podpisywanie JPK_KR_PD. Za nieprzesłanie albo przesłanie nierzetelnej księgi grozi odpowiedzialność z art. 61a Kodeksu karnego skarbowego, dlatego warto zostawić czas na korektę.
15. Najczęstsze błędy
- Oznaczenie tylko analityk – stanowisko MF i KIS obejmuje także konta syntetyczne i pośrednie.
- Utożsamianie S_12_1 ze stroną Wn – to znaczniki pozycji sprawozdania, a nie stron konta.
- Wyciąg bez kontrahentów i opisów w pozycjach – zapis zbiorczy musi pozwalać na identyfikację każdej operacji.
- Puste S_12_1 na kontach pozabilansowych – plik nie przejdzie walidacji; konto dostaje INNE, a znacznik PB trafia do S_12_3.
- Pozostawienie domyślnego parametru przy eksporcie – plik nie obejmie kont syntetycznych.
- Jeden znacznik na koncie mieszanym – trzeba rozbić konto i przenieść zapisy.
- Nadużywanie INNE – to wyjątek, a nie sposób na trudne konta.
- Brak S_12_3, bo plik przechodzi walidację – poprawność techniczna nie potwierdza poprawności merytorycznej.
- Mapowanie tylko przez narzędzie zewnętrzne – podpowiedzi trzeba sprawdzić, a dane muszą wynikać z ksiąg. Program także nie weryfikuje merytorycznie znaczników.
- Oznaczenie tylko planu na 2027 r. – plik za 2026 r. powstaje z kont okresu 2026.
- Zmiana Typu ZOiS po fakcie – przy przypisanych znacznikach program na to nie pozwala.
- Różnice poza księgami – pozycje PD3_PB i PD6_PB wymagają kont w księgach, a nie samego arkusza.
- Literówki i zła wielkość liter w arkuszu – niepoprawny kod nie zostanie wczytany.
- Korzystanie z nieaktualnych list kodów – źródłem jest załącznik do rozporządzenia, a nie przykład z internetu.
Podsumowanie
Nadanie znaczników to nie jednorazowy import, lecz uporządkowanie planu kont. Najpierw trzeba ustalić Typ ZOiS i rozdzielić konta mieszane, potem przypisać S_12_1, S_12_2 i S_12_3 oraz oznaczyć syntetyki, a na końcu sprawdzić próbny plik, sposób księgowania wyciągów i RPD. Ostateczna ocena należy do użytkownika, ponieważ Optima nie weryfikuje, czy znacznik odpowiada treści konta. Jeśli chcesz, aby ktoś sprawdził Twój plan kont przed zamknięciem 2026 r., zobacz ofertę lub skontaktuj się z nami.
Podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.), art. 9 ust. 1c; ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.), art. 24a; ustawa z 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2026 r. poz. 779); ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.), art. 10, 20 i 24; ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), art. 12 § 5; ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 633 ze zm.), art. 61a; rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm.), § 2 i załącznik nr 7; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. dotyczące ksiąg rachunkowych podatników PIT (Dz.U. z 2025 r. poz. 1311); rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 15 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1828); rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 188); interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 12 sierpnia 2026 r., 0111-KDIB1-3.4010.260.2026.2.AN, i z 24 września 2026 r., 0111-KDIB1-3.4010.438.2026.1.ZK; odpowiedzi MF w „Pytaniach i odpowiedziach JPK_PD” (m.in. nr 73, 96, 141, 142). Stan prawny na 2 listopada 2026 r.
PROFITTAX Biuro Rachunkowe, Gorlice – doradztwo w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, JPK_CIT i przygotowania planów kont w Comarch ERP Optima.