Prawo do zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym gwarantuje art. 183 dyrektywy Rady 2006/112/WE (dyrektywy VAT) oraz art. 87 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.). W 2026 roku instytucja ta przeszła istotną zmianę: od deklaracji za luty 2026 r. podstawowy termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni — jako jeden z efektów wdrożenia obowiązkowego KSeF. Jednocześnie równolegle funkcjonują terminy przyspieszone: 25-dniowy dla podatników spełniających rygorystyczne warunki formalne oraz 15-dniowy dla zwrotów na rachunek VAT.
1. Regulacja Dyrektywy VAT oraz orzecznictwo TSUE
Art. 183 dyrektywy VAT stanowi, że jeżeli kwota odliczeń przekracza kwotę VAT należnego za dany okres rozliczeniowy, państwa członkowskie mogą albo dokonać zwrotu nadwyżki, albo przenieść ją na następny okres. To nie jest przywilej — to prawo podatnika, które państwo musi zrealizować w rozsądnym terminie i na rozsądnych warunkach.
Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawach C-25/07 i C-274/10 jednoznacznie wskazał, że zwrot nadwyżki VAT jest prawem podatnika, a nie łaską organu podatkowego. Warunki i terminy zwrotu muszą być racjonalne i nie mogą naruszać zasady skuteczności prawa unijnego — w szczególności nie mogą czynić korzystania z tego prawa nadmiernie utrudnionym lub w praktyce niemożliwym. Nadmierne opóźnienia w zwrocie VAT mogą zostać uznane za naruszenie prawa unijnego i podstawę roszczenia odszkodowawczego podatnika wobec Skarbu Państwa.
2. Zasada z art. 87 ust. 2 ustawy o VAT — termin podstawowy
Zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym kwota podatku naliczonego jest wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo przenieść nadwyżkę na następny okres albo wystąpić o jej zwrot na rachunek bankowy. Zwrot wykazuje się w części deklaracyjnej pliku JPK_V7M — w pozycji „kwota do zwrotu na rachunek bankowy" wraz z wybranym terminem zwrotu.
Termin podstawowy zwrotu zmienił się wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF:
| Okres rozliczeniowy | Termin podstawowy | Uwagi |
|---|---|---|
| Do 01/2026 (włącznie) | 60 dni | Przepisy przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF |
| Od 02/2026 (włącznie) | 40 dni | Nowy termin standardowy dla wszystkich podatników VAT — zmiana wynikająca z nowelizacji ustawy o VAT z 16.06.2023 r. (Dz.U. poz. 1598) wdrażającej obowiązkowy KSeF |
Bieg terminu zwrotu VAT rozpoczyna się z dniem wpływu deklaracji (JPK_V7M) do urzędu skarbowego. Wyjątek: gdy zwrot wynika z korekty deklaracji — termin biegnie od dnia wpływu korekty, nie deklaracji pierwotnej. Złożenie korekty przed upływem terminu zwrotu powoduje, że termin biegnie od początku od dnia wpływu korekty.
Praktyczny wniosek: od rozliczenia za luty 2026 r. podatnik składający JPK_V7M do 25. dnia miesiąca może oczekiwać zwrotu VAT najpóźniej do 5. dnia następnego miesiąca po upływie 40 dni. Przykład: deklaracja za marzec złożona 25 kwietnia 2026 r. — zwrot powinien nastąpić do 4 czerwca 2026 r.
3. Weryfikacja zwrotu i możliwość jego przedłużenia
Organ podatkowy ma prawo weryfikować zasadność zgłoszonego zwrotu VAT — i może w związku z tym przedłużyć termin zwrotu. Przedłużenie jest możliwe wyłącznie:
- w formie postanowienia — doręczonego podatnikowi przed upływem pierwotnego terminu zwrotu,
- gdy weryfikacja jest obiektywnie uzasadniona — np. przy dużych kwotach, nowych kontrahentach, pierwszym rozliczeniu zwrotu w historii podatnika.
Postanowienie o przedłużeniu może być zaskarżone do organu wyższego stopnia (zażalenie) i do sądu administracyjnego. Organ nie może wydać postanowienia blankietowego — musi wskazać konkretne okoliczności uzasadniające weryfikację.
Maksymalny termin zwrotu po przedłużeniu wynosi 180 dni od dnia złożenia rozliczenia. Jeżeli organ nie wyda postanowienia o przedłużeniu w ustawowym terminie podstawowym (40 lub 60 dni) — jest zobowiązany dokonać zwrotu w tym terminie bez względu na trwające czynności sprawdzające.
4. Zwrot w terminie 25 dni
Podatnik może ubiegać się o zwrot w przyspieszonym terminie 25 dni od złożenia deklaracji, jeżeli spełni łącznie warunki z art. 87 ust. 6 ustawy o VAT:
| Warunek | Szczegóły |
|---|---|
| Bezgotówkowe faktury zakupowe | Kwoty podatku naliczonego wynikają wyłącznie z faktur opłaconych bezgotówkowo (przelew, karta płatnicza) |
| Limit przeniesienia z poprzednich okresów | Kwota podatku naliczonego przeniesionego z poprzednich okresów rozliczeniowych nie przekracza 3 000 zł |
| Staż czynnego podatnika VAT | Podatnik jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT przez co najmniej 12 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem rozliczenia |
| Rachunek na białej liście | Rachunek bankowy wskazany do zwrotu figuruje na białej liście podatników VAT przez co najmniej 12 miesięcy |
Uwaga: warunki muszą być spełnione łącznie. Niespełnienie choćby jednego z nich wyklucza zwrot w terminie 25 dni — podatnik otrzymuje zwrot w terminie podstawowym (40 dni).
6. Przyspieszenie terminów zwrotów — termin 180 dni przy braku sprzedaży
Szczególna sytuacja dotyczy podatników, którzy w danym okresie rozliczeniowym nie dokonali żadnej sprzedaży opodatkowanej. W takim przypadku termin zwrotu wynosi co do zasady 180 dni od dnia złożenia deklaracji. Podatnik może skrócić ten termin do 40 dni, składając wraz z wnioskiem o zwrot zabezpieczenie majątkowe w wymaganej kwocie (art. 87 ust. 4a ustawy o VAT). Dopuszczalne formy zabezpieczenia to m.in.:
- gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa,
- poręczenie banku,
- weksel z poręczeniem wekslowym banku,
- czek potwierdzony przez bank krajowy,
- zastaw rejestrowy na papierach wartościowych.
Złożenie zabezpieczenia daje podatnikowi gwarancję otrzymania zwrotu w terminie 40 dni — niezależnie od braku sprzedaży w danym miesiącu.
7. Zwrot na rachunek VAT
Podatnik może wnioskować o zwrot nadwyżki VAT bezpośrednio na rachunek VAT — wyodrębnione subkonto w ramach rachunku bankowego, na którym gromadzone są środki z tytułu mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Zwrot na rachunek VAT realizowany jest w terminie 25 dni od złożenia wniosku. Przy spełnieniu dodatkowych warunków z art. 87 ust. 6a ustawy o VAT — w ciągu 15 dni.
Ograniczenia w dysponowaniu środkami na rachunku VAT
Środki zgromadzone na rachunku VAT są własnością podatnika — jednak ich wykorzystanie jest ściśle reglamentowane. Można je przeznaczyć wyłącznie na:
- zapłatę podatku VAT na rzecz kontrahentów w mechanizmie podzielonej płatności,
- zapłatę podatku VAT do urzędu skarbowego (z deklaracji VAT),
- zapłatę zaliczek na CIT lub PIT,
- zapłatę składek ZUS,
- zapłatę należności celnych i akcyzy.
Swobodne przekazanie środków z rachunku VAT na standardowy rachunek bieżący wymaga złożenia wniosku do Naczelnika US o uwolnienie środków. Organ ma 60 dni na rozpatrzenie wniosku — może go uwzględnić, odmówić lub milcząco uwzględnić (milcząca zgoda po upływie terminu). W praktyce uwolnienie środków następuje sprawnie, gdy podatnik nie ma zaległości podatkowych ani toczących się postępowań.
Odsetki za opóźniony zwrot VAT
Jeżeli organ podatkowy nie dokona zwrotu VAT w ustawowym terminie (podstawowym lub przedłużonym), podatnikowi przysługują odsetki z tytułu opóźnienia — w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej (50% stawki odsetek podatkowych, tj. aktualnie 50% × 14,5% = 7,25% w skali roku). Odsetki naliczane są od kwoty zwrotu, od dnia następującego po dniu, w którym termin zwrotu upłynął, do dnia dokonania zwrotu. Uprawnienie do odsetek nie wymaga składania odrębnego wniosku — organ nalicza je i wypłaca automatycznie łącznie z kwotą zwrotu.
Podsumowanie — praktyczny przewodnik po zwrocie VAT
- Zwrot VAT to prawo podatnika zagwarantowane dyrektywą VAT — nie uznaniowa decyzja organu.
- Od deklaracji za luty 2026 r. termin podstawowy zwrotu wynosi 40 dni (poprzednio 60 dni) — bezpośredni efekt obowiązkowego KSeF.
- Termin 25 dni przysługuje podatnikom spełniającym rygorystyczne warunki: bezgotówkowe faktury, limit przeniesienia 3 000 zł, minimum 12 miesięcy jako czynny podatnik, rachunek na białej liście.
- Termin 15 dni dotyczy zwrotów na rachunek VAT przy spełnieniu warunków z art. 87 ust. 6a.
- Przedłużenie terminu zwrotu wymaga postanowienia organu — wydanego przed upływem terminu podstawowego; można je zaskarżyć.
- Za opóźniony zwrot VAT podatnikowi przysługują odsetki automatycznie — bez konieczności składania wniosku.
- W przypadku bezpodstawnej bezczynności organu skutecznym narzędziem jest ponaglenie (art. 141 Ordynacji podatkowej) i skarga do WSA na bezczynność lub przewlekłość.
Biuro Rachunkowe PROFITTAX w Gorlicach wspiera podatników w prawidłowym wnioskowaniu o zwrot VAT, monitorowaniu terminów, dochodzeniu odsetek za opóźnienie oraz skutecznej obronie przed nieuzasadnionym przedłużaniem postępowań. Zapraszamy do kontaktu. Zawsze masz szansę zostać naszym klientem.
Podstawa prawna i źródła: Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), art. 87; Dyrektywa Rady 2006/112/WE, art. 183; Wyrok TSUE C-25/07; Wyrok TSUE C-274/10; Nowelizacja ustawy o VAT z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. poz. 1598) — skrócenie terminu zwrotu do 40 dni; Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie JPK_V7M (Dz.U. poz. 1800); Ordynacja podatkowa, art. 141; Ustawa p.p.s.a., art. 3 § 2 pkt 8.