Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku obejmuje już wszystkich czynnych podatników VAT. To jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jednak ustawodawca przewidział szereg wyjątków — nie każda transakcja musi być dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną.
Kto na razie jest zwolniony z KSeF?
Zanim przejdziemy do wyłączeń transakcyjnych, warto wiedzieć, że niektórzy przedsiębiorcy mogą odłożyć wdrożenie KSeF w czasie. Dotyczy to przede wszystkim najmniejszych firm — jeśli Twoja miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, masz czas do końca 2026 roku na wdrożenie systemu. Jednak uwaga — przekroczenie tego limitu nawet o złotówkę w jednym miesiącu powoduje utratę zwolnienia. Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączeni są też podatnicy, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także firmy korzystające z procedur szczególnych OSS lub IOSS (stosowanych przy sprzedaży e-commerce do konsumentów w UE).
Które transakcje są wyłączone z obowiązku KSeF?
Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 roku — obowiązującego od 1 lutego 2026 roku — określono konkretne kategorie transakcji, które nie muszą być fakturowane przez KSeF.
1. Transport i bilety jednorazowe
Wyłączeniu podlega przewóz osób środkami transportu publicznego — koleją, autobusem, promem, samolotem — jeżeli dokumentem sprzedaży jest bilet jednorazowy spełniający wymagania określone w przepisach o VAT. Podobnie wyłączone są usługi przejazdu płatnymi autostradami dokumentowane fakturą uproszczoną zgodnie z odrębnymi przepisami.
2. Usługi kontroli ruchu lotniczego
Usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego rozliczane zbiorczo przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej są wyłączone z obowiązku KSeF. To wyłączenie podyktowane specyfiką techniczną masowego fakturowania w tej branży.
3. Określone usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT
Część usług finansowych i ubezpieczeniowych, które korzystają ze zwolnienia z VAT, również nie musi trafiać do KSeF — o ile spełnione są warunki określone w rozporządzeniu.
4. Samofakturowanie bez NIP
W przypadkach, gdy jedna ze stron transakcji nie jest identyfikowana numerem NIP, samofakturowanie (wystawienie faktury przez nabywcę w imieniu sprzedawcy) jest wyłączone z obowiązku KSeF.
Dokumenty, których KSeF w ogóle nie obejmuje
Warto też pamiętać, że do KSeF w ogóle nie przesyła się:
- faktur proforma — nie są fakturami VAT, tylko dokumentami handlowymi,
- faktur wewnętrznych i dowodów wewnętrznych,
- not uznaniowych i not obciążeniowych,
- not korygujących — od 1 lutego 2026 roku przepisy o notach korygujących zostały uchylone i nie można ich już wystawiać,
- paragonów fiskalnych z NIP do 450 zł — do końca 2026 roku nadal mają status faktur uproszczonych i są wyłączone z KSeF.
Faktury przy kasie fiskalnej — jeszcze do końca 2026 roku poza KSeF
Do 31 grudnia 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli dokumentują sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej. To ważna informacja dla branży detalicznej i handlowej, które masowo używają kas.
Kiedy można wystawić fakturę w KSeF dobrowolnie?
Rozporządzenie przewiduje też sytuacje, w których podatnik może — choć nie musi — wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Dotyczy to m.in. wybranych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, gdy nabywca wystawiający fakturę jest zidentyfikowany dla VAT w innym państwie UE. To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą zachować jednolity, w pełni cyfrowy obieg dokumentów.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to duża zmiana, ale przepisy są bardziej elastyczne, niż mogłoby się wydawać. Szereg transakcji pozostaje poza obowiązkowym systemem e-fakturowania, a najmniejsze firmy zyskują dodatkowy czas na przygotowanie. Kluczowe jest jednak śledzenie limitów sprzedaży i terminów — jeden błąd może kosztować utratę zwolnienia. Masz wątpliwości, czy Twoja firma musi już korzystać z KSeF? Albo nie wiesz, jak wdrożyć system w swojej działalności? Skontaktuj się z naszym biurem — pomożemy przejść przez zmiany bez stresu.