Rachunkowość fundacji i stowarzyszeń – zasady, obowiązki i zmiany w 2026 roku

Organizacje pozarządowe — fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, organizacje pożytku publicznego — są osobami prawnymi. Z tego faktu wynikają pełne obowiązki na gruncie ustawy o rachunkowości, ustawy o CIT i ustawy o VAT. Cel działalności jest społeczny, ale rachunkowość — jak najbardziej gospodarcza. Rok 2026 przyniósł przy tym istotne zmiany: nowe rozporządzenie o UEPiK, dziesięciokrotnie wyższy limit przychodów uprawniający do uproszczonej ewidencji i zwolnienie mniejszych OPP z obowiązku badania sprawozdania. Poniżej kompleksowy przegląd zasad rachunkowości i opodatkowania „trzeciego sektora" — w aktualnym stanie prawnym.

1. Fundacja i stowarzyszenie jako podmioty rachunkowości

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 ze zm.), przepisom tej ustawy podlegają m.in. osoby prawne mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno fundacja (ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach), jak i stowarzyszenie rejestrowe (ustawa z 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach) posiadają osobowość prawną uzyskiwaną z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że podlegają wszystkim obowiązkom wynikającym z ustawy o rachunkowości: prowadzeniu ksiąg rachunkowych, wycenie składników majątku, inwentaryzacji, sporządzaniu i ogłaszaniu sprawozdań finansowych.

Jednocześnie art. 3 ust. 1e pkt 8 ustawy o rachunkowości zalicza organizacje pozarządowe do grona jednostek zaufania publicznego — co pociąga za sobą podwyższone standardy transparentności i odpowiedzialności sprawozdawczej, szczególnie dla organizacji posiadających status pożytku publicznego (OPP).

Uwaga: stowarzyszenia zwykłe (nieposiadające osobowości prawnej) nie podlegają ustawie o rachunkowości — ich ewidencja ma charakter uproszczony i wynika z odrębnych przepisów.

2. Dwa systemy ewidencji — pełna księgowość albo UEPiK

Organizacja pozarządowa staje przed wyborem jednej z dwóch ścieżek ewidencji finansowej:

Nowość 2026: nowe rozporządzenie o UEPiK

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 29 grudnia 2025 r., poz. 1880). Rozporządzenie stanowi wynik współpracy Ministerstwa Finansów, Przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego i ekspertów III sektora. Jego celem jest uproszczenie procedur i dostosowanie ewidencji do cyfrowych realiów. Jednocześnie od 1 stycznia 2025 r. (nowelizacja ustawy o pożytku podpisana przez Prezydenta 27 listopada 2024 r.) limit przychodów uprawniających do UEPiK wzrósł z 100 000 zł do 1 000 000 zł — co oznacza, że zdecydowana większość małych i średnich organizacji pozarządowych w Polsce może z tej formy skorzystać.

Ważne: UEPiK jest wyborem, nie obowiązkiem.
Organizacja spełniająca warunki ustawowe może, lecz nie musi prowadzić uproszczoną ewidencję. Wyboru dokonuje sama — najczęściej na początku roku obrotowego, w formie uchwały zarządu. Brak decyzji oznacza stosowanie pełnej księgowości na zasadach ogólnych. Warto też pamiętać, że UEPiK jest ewidencją podatkową (dostarcza danych do CIT-8), nie rachunkową — nie zastępuje sprawozdania finansowego, lecz je eliminuje.

3. Pełna księgowość w NGO — co to oznacza w praktyce

Fundacja lub stowarzyszenie prowadzące pełną księgowość zobowiązane jest prowadzić wszystkie przewidziane ustawą urządzenia ewidencyjne: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, inwentarz oraz zestawienia obrotów i sald. Ustawodawca dostrzegł jednak, że charakter działalności NGO odbiega od działalności komercyjnej — i opracował dla nich osobny wzorzec sprawozdania finansowego zawarty w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6

Wzór z załącznika nr 6 przeznaczony jest zarówno dla organizacji prowadzących wyłącznie działalność statutową, jak i dla tych, które obok niej prowadzą działalność gospodarczą. Sprawozdanie obejmuje:

• Bilans — z uproszczoną strukturą pozycji aktywów i pasywów dostosowaną do specyfiki NGO,
• Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej — z podziałem na rodzaje działalności organizacji:

Wyodrębnienie rodzajów działalności w ewidencji i sprawozdaniu jest kluczowe — zarówno dla celów podatkowych (prawidłowe zastosowanie zwolnienia z CIT), jak i dla transparentności wobec darczyńców i organów nadzorczych.

Terminy sprawozdawcze

• 31 marca — sporządzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
• 30 czerwca — zatwierdzenie sprawozdania przez właściwy organ (walne zebranie, zarząd),
• 15 lipca — złożenie zatwierdzonego sprawozdania do KRS (w formacie e-Sprawozdania XML przez system e-KRS),
• Organizacje pożytku publicznego składają sprawozdanie również do ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego (w celach publikacji w bazie OPP).

Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta — zmiany dla OPP

Dotychczas większość organizacji pożytku publicznego była zobowiązana do corocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Od 2025/2026 r. wprowadzono zwolnienie z obowiązku badania dla mniejszych OPP, które nie przekroczyły określonych progów (szczegółowe kryteria wynikają z nowelizacji ustawy o rachunkowości). To istotna ulga administracyjna dla setek organizacji, dla których koszt badania stanowił poważne obciążenie budżetu.

4. Opodatkowanie fundacji i stowarzyszeń — CIT

Fundacje i stowarzyszenia jako osoby prawne są podatnikami CIT. Nie istnieje podmiotowe zwolnienie z CIT dla całego „trzeciego sektora" — jednak ustawa o CIT przewiduje rozbudowany system zwolnień przedmiotowych dla dochodów przeznaczanych na cele statutowe.

Zwolnienie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT

Kluczowy przepis dla każdej organizacji non-profit: dochody podatników, których celem statutowym jest działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych, charytatywna, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego — są wolne od podatku w części przeznaczonej na te cele.

Zwolnienie to ma charakter warunkowy — spełnione muszą być dwie przesłanki:

1. Cel statutowy musi być precyzyjnie wpisany w statut i mieścić się w katalogu z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT. NSA w wyroku z 24 września 2003 r. (III SA 3422/01) wyraźnie wskazał, że niedopuszczalna jest wykładnia rozszerzająca — zbyt ogólne zapisy statutu mogą pozbawić organizację prawa do zwolnienia.
2. Dochód musi być faktycznie przeznaczony i wydatkowany na te cele. Sama deklaracja przeznaczenia w uchwale zarządu nie wystarczy — liczy się rzeczywiste wydatkowanie.

Dochody z działalności gospodarczej prowadzonej przez NGO są opodatkowane na zasadach ogólnych — 9% CIT (małe podatniki) lub 19% CIT. Zwolnienie dotyczy wyłącznie tej części dochodu, która pochodzi z działalności statutowej i jest na nią przeznaczona.

Deklaracje podatkowe NGO

• CIT-8 — zeznanie roczne, termin: 31 marca za rok poprzedni,
• CIT/O — załącznik do CIT-8, wykazanie dochodów zwolnionych z opodatkowania,
• CIT/D — załącznik dotyczący otrzymanych darowizn,
• W przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą — obowiązek odprowadzania zaliczek na CIT w ciągu roku.

5. Opodatkowanie fundacji i stowarzyszeń — VAT

Fundacja lub stowarzyszenie nie musi formalnie rejestrować działalności gospodarczej, by stać się podatnikiem VAT. Decydujące jest faktyczne wykonywanie czynności podlegających VAT — niezależnie od tego, czy odbywa się to w ramach działalności statutowej odpłatnej, czy komercyjnej.

Trzy kategorie działalności a VAT

• Nieodpłatna działalność statutowa — co do zasady nie podlega VAT, o ile nie jest związana z odpłatnym świadczeniem wzajemnym. Działalność finansowana dotacjami podmiotowymi lub bezkierunkową pomocą publiczną nie tworzy obrotu VAT.
• Odpłatna działalność statutowa — może podlegać VAT. Organizacja sprzedająca usługi (warsztaty, kursy, bilety na wydarzenia) mieści się w definicji podatnika VAT. Możliwe zwolnienie przedmiotowe na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26–29 (edukacja) lub pkt 31 (określona działalność kulturalna, sportowa, religijna) ustawy o VAT.
• Działalność gospodarcza — podlega VAT na zasadach ogólnych.

Zwolnienie podmiotowe z VAT — limit 240 000 zł od 2026 r.

Organizacja pozarządowa może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeżeli jej roczna wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekracza 240 000 zł (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r., podniesiony z 200 000 zł). Przekroczenie limitu obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT — co wiąże się z obowiązkiem składania JPK_V7 oraz, w stosownych przypadkach, wystawiania faktur w KSeF.

6. KSeF a organizacje pozarządowe

Obowiązkowy KSeF objął od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich podatników VAT — w tym fundacje i stowarzyszenia będące czynnymi podatnikami VAT. Organizacje korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT w zakresie wszystkich swoich czynności pozostają poza obowiązkiem KSeF (oznaczenie BFK w JPK). Warto odnotować, że aplikacje do prowadzenia UEPiK (m.in. UEPiK.ngo) już oferują integrację z KSeF — co oznacza, że nawet dla małej organizacji prowadzącej uproszczoną ewidencję obsługa systemu jest dostępna.

7. Praktyczne wyzwania rachunkowości NGO

Wyodrębnienie rodzajów działalności w ewidencji

Największym wyzwaniem rachunkowym w organizacjach prowadzących jednocześnie działalność nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą jest prawidłowy podział kosztów — szczególnie kosztów ogólnego zarządu — między poszczególne rodzaje działalności. Brak wyodrębnionej ewidencji lub arbitralne przypisywanie kosztów jest najczęstszym błędem stwierdzanym w trakcie kontroli podatkowych NGO.

Darowizny — przychód podatkowy czy nie?

Darowizny otrzymane przez organizację co do zasady stanowią przychód podatkowy w świetle ustawy o CIT. Korzystają jednak ze zwolnienia z art. 17 ust. 1 pkt 4 — o ile zostaną przeznaczone i wydatkowane na cele statutowe mieszczące się w katalogu ustawowym. Organizacja zobowiązana jest wykazać darowiznę w załączniku CIT/D. Darczyńca (osoba fizyczna lub prawna) może natomiast odliczyć darowiznę od podstawy opodatkowania — po spełnieniu warunków z art. 18 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 26 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT.

Dotacje i granty

Dotacje celowe (ze środków publicznych lub prywatnych) podlegają szczególnemu traktowaniu: są przychodem organizacji, lecz mogą korzystać ze zwolnienia z CIT pod warunkiem, że są przeznaczone na cele statutowe. Konieczne jest prowadzenie odrębnej ewidencji analitycznej dla każdego projektu/grantu — wymaga tego zarówno ustawa o rachunkowości (zasada rzetelności), jak i warunki większości umów dotacyjnych (rozliczenie i audyt).

Podsumowanie — co powinna wiedzieć każda NGO w 2026 r.

• Każda fundacja i stowarzyszenie rejestrowe podlega ustawie o rachunkowości i przepisom podatkowym — niezależnie od skali i niekomercyjnego charakteru działalności.
• Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie MFiG o UEPiK (Dz.U. 2025 poz. 1880). Limit przychodów uprawniający do UEPiK wzrósł do 1 000 000 zł — z możliwości tej może skorzystać zdecydowana większość polskich NGO.
• UEPiK jest wyborem, nie obowiązkiem — decyzja należy do zarządu i powinna być podjęta świadomie, z uwzględnieniem charakteru działalności i potrzeb informacyjnych organizacji.
• Pełna księgowość NGO prowadzona jest według załącznika nr 6 do UoR — z obowiązkiem wyodrębnienia rodzajów działalności w rachunku zysków i strat.
• Zwolnienie z CIT (art. 17 ust. 1 pkt 4) jest warunkowe — wymaga precyzyjnych zapisów statutowych i rzeczywistego wydatkowania dochodu na cele statutowe.
• Limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrósł od 2026 r. do 240 000 zł. Organizacje go przekraczające są czynnymi podatnikami VAT i podlegają obowiązkowi KSeF.
• Mniejsze OPP zostały zwolnione z obowiązku badania sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Rachunkowość organizacji non-profit — wbrew pozorom — jest jedną z bardziej wymagających specjalizacji księgowych: łączy przepisy ustawy o rachunkowości z przepisami o pożytku publicznym, ustawami podatkowymi i wymogami dotacyjnymi. Biuro Rachunkowe PROFITTAX w Gorlicach obsługuje fundacje i stowarzyszenia w zakresie pełnej księgowości, UEPiK, rozliczeń podatkowych oraz sprawozdawczości do KRS i KAS. Zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 ze zm.), w tym załącznik nr 6; ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 18; ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 43 ust. 1 pkt 26–31, art. 113; ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, art. 10a; rozporządzenie MFiG z 22 grudnia 2025 r. w sprawie UEPiK (Dz.U. 2025 poz. 1880); ustawa zmieniająca ustawę o pożytku z 27 listopada 2024 r. — zmiana limitu UEPiK; wyrok NSA z 24 września 2003 r. (III SA 3422/01).