Rachunkowość fundacji i stowarzyszeń – zasady, obowiązki i zmiany w 2026 roku

Organizacje pozarządowe — fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, organizacje pożytku publicznego — są osobami prawnymi. Z tego faktu wynikają pełne obowiązki na gruncie ustawy o rachunkowości, ustawy o CIT i ustawy o VAT. Cel działalności jest społeczny, ale rachunkowość — jak najbardziej gospodarcza. Rok 2026 przyniósł przy tym istotne zmiany: nowe rozporządzenie o UEPiK, dziesięciokrotnie wyższy limit przychodów uprawniający do uproszczonej ewidencji, zwolnienie mniejszych OPP z obowiązku badania sprawozdania oraz obowiązkowy KSeF. Poniżej kompleksowy przegląd zasad rachunkowości i opodatkowania „trzeciego sektora" — w aktualnym stanie prawnym.

1. Fundacja i stowarzyszenie jako podmioty rachunkowości

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522), przepisom tej ustawy podlegają m.in. osoby prawne mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno fundacja (ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach), jak i stowarzyszenie rejestrowe (ustawa z 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach) posiadają osobowość prawną uzyskiwaną z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że podlegają wszystkim obowiązkom wynikającym z ustawy o rachunkowości: prowadzeniu ksiąg rachunkowych, wycenie składników majątku, inwentaryzacji, sporządzaniu i ogłaszaniu sprawozdań finansowych.

Organizacje posiadające status pożytku publicznego (OPP) mają dodatkowo obowiązki wynikające z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie — m.in. coroczne publikowanie sprawozdania merytorycznego i finansowego w bazie sprawozdań OPP, co pociąga za sobą podwyższone standardy transparentności.

Uwaga: stowarzyszenia zwykłe (nieposiadające osobowości prawnej) nie podlegają ustawie o rachunkowości — ich ewidencja ma charakter uproszczony i wynika z odrębnych przepisów.

2. Dwa systemy ewidencji — pełna księgowość albo UEPiK

Organizacja pozarządowa staje przed wyborem jednej z dwóch ścieżek ewidencji finansowej:

Nowość 2026: nowe rozporządzenie o UEPiK

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 1880). Rozporządzenie zawiera m.in. nowe tabele umożliwiające ujęcie dotacji na realizację zadań publicznych. Jednocześnie od 1 stycznia 2026 r. — na mocy ustawy z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich — limit przychodów uprawniających do UEPiK wzrósł ze 100 000 zł do 1 000 000 zł, co oznacza, że zdecydowana większość małych i średnich organizacji pozarządowych może z tej formy skorzystać. Wydłużono też terminy: zawiadomienie o wyborze UEPiK składa się do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego (wcześniej – pierwszego), a z ewidencji można zrezygnować także w trakcie roku (wtedy pełną księgowość prowadzi się od początku roku).

Ważne: UEPiK jest wyborem, nie obowiązkiem.
Organizacja spełniająca warunki ustawowe może, lecz nie musi prowadzić uproszczoną ewidencję. Wyboru dokonuje organ zatwierdzający (zwykle zarząd) w formie uchwały, a organizacja zawiadamia o nim naczelnika urzędu skarbowego do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego. Brak zawiadomienia oznacza stosowanie pełnej księgowości na zasadach ogólnych. Warto też pamiętać, że UEPiK jest ewidencją podatkową (dostarcza danych do CIT-8), nie rachunkową — nie zastępuje sprawozdania finansowego, lecz je eliminuje.

3. Pełna księgowość w NGO — co to oznacza w praktyce

Fundacja lub stowarzyszenie prowadzące pełną księgowość zobowiązane jest prowadzić wszystkie przewidziane ustawą urządzenia ewidencyjne: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, inwentarz oraz zestawienia obrotów i sald. Ustawodawca dostrzegł jednak, że charakter działalności NGO odbiega od działalności komercyjnej — i opracował dla nich osobny wzorzec sprawozdania finansowego zawarty w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6

Wzór z załącznika nr 6 przeznaczony jest zarówno dla organizacji prowadzących wyłącznie działalność statutową, jak i dla tych, które obok niej prowadzą działalność gospodarczą. Sprawozdanie obejmuje:

• Bilans — z uproszczoną strukturą pozycji aktywów i pasywów dostosowaną do specyfiki NGO,
• Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej — z podziałem na rodzaje działalności organizacji:

Wyodrębnienie rodzajów działalności w ewidencji i sprawozdaniu jest kluczowe — zarówno dla celów podatkowych (prawidłowe zastosowanie zwolnienia z CIT), jak i dla transparentności wobec darczyńców i organów nadzorczych.

Terminy sprawozdawcze

• 31 marca — sporządzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
• 30 czerwca — zatwierdzenie sprawozdania przez właściwy organ (walne zebranie, zarząd),
• 15 lipca (15 dni od zatwierdzenia) — przekazanie zatwierdzonego sprawozdania w formie elektronicznej (plik XML):
  • do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS — jeśli organizacja jest wpisana także do rejestru przedsiębiorców (prowadzi działalność gospodarczą),
  • do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (przez e-Sprawozdania na podatki.gov.pl) — jeśli organizacja jest wpisana tylko do rejestru stowarzyszeń/fundacji i nie prowadzi działalności gospodarczej,
• 15 lipca — organizacje pożytku publicznego zamieszczają dodatkowo sprawozdanie merytoryczne i finansowe w bazie sprawozdań OPP.

Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta — zmiany dla OPP

Dotychczas OPP podlegały badaniu na podstawie odrębnego rozporządzenia z 2018 r. (m.in. przy przychodach powyżej 3 000 000 zł lub dotacjach powyżej 100 000 zł). Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1873), obowiązującym od 30 grudnia 2025 r., te szczególne zasady uchylono. Obecnie OPP podlega badaniu tylko wtedy, gdy — jak każda inna jednostka — spełnia co najmniej dwa z trzech warunków z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości w poprzednim roku obrotowym:

• średnioroczne zatrudnienie co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty,
• suma aktywów bilansu co najmniej równowartość 3 125 000 euro,
• przychody netto co najmniej równowartość 6 250 000 euro.

Przykład: stowarzyszenie OPP z przychodami 3 400 000 zł (w tym dotacja 250 000 zł), aktywami 1 200 000 zł i 12 etatami w 2025 r. — według starych zasad musiałoby zlecić badanie (przychody powyżej 3 mln zł, dotacja powyżej 100 tys. zł). Według obecnych nie przekracza żadnego z trzech progów, więc badanie nie jest obowiązkowe. Oszczędność: koszt badania, zwykle kilka–kilkanaście tysięcy złotych rocznie.

4. Opodatkowanie fundacji i stowarzyszeń — CIT

Fundacje i stowarzyszenia jako osoby prawne są podatnikami CIT. Nie istnieje podmiotowe zwolnienie z CIT dla całego „trzeciego sektora" — jednak ustawa o CIT przewiduje rozbudowany system zwolnień przedmiotowych dla dochodów przeznaczanych na cele statutowe.

Zwolnienie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT

Kluczowy przepis dla każdej organizacji non-profit: dochody podatników, których celem statutowym jest działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych, charytatywna, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego — są wolne od podatku w części przeznaczonej na te cele.

Zwolnienie to ma charakter warunkowy — spełnione muszą być dwie przesłanki:

1. Cel statutowy musi być precyzyjnie wpisany w statut i mieścić się w katalogu z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT. NSA w wyroku z 24 września 2003 r. (III SA 3422/01) wyraźnie wskazał, że niedopuszczalna jest wykładnia rozszerzająca — zbyt ogólne zapisy statutu mogą pozbawić organizację prawa do zwolnienia.
2. Dochód musi być faktycznie przeznaczony i wydatkowany na te cele. Sama deklaracja przeznaczenia w uchwale zarządu nie wystarczy — liczy się rzeczywiste wydatkowanie.

Dochody z działalności gospodarczej prowadzonej przez NGO są opodatkowane na zasadach ogólnych — 9% CIT (małe podatniki) lub 19% CIT. Zwolnienie dotyczy wyłącznie tej części dochodu, która pochodzi z działalności statutowej i jest na nią przeznaczona.

Deklaracje podatkowe NGO

• CIT-8 — zeznanie roczne, termin: 31 marca za rok poprzedni,
• CIT-8/O — informacja o odliczeniach i dochodach wolnych od podatku (m.in. zwolnienie z art. 17),
• CIT/D — załącznik dotyczący otrzymanych darowizn,
• W przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą — obowiązek odprowadzania zaliczek na CIT w ciągu roku.

5. Opodatkowanie fundacji i stowarzyszeń — VAT

Fundacja lub stowarzyszenie nie musi formalnie rejestrować działalności gospodarczej, by stać się podatnikiem VAT. Decydujące jest faktyczne wykonywanie czynności podlegających VAT — niezależnie od tego, czy odbywa się to w ramach działalności statutowej odpłatnej, czy komercyjnej.

Trzy kategorie działalności a VAT

• Nieodpłatna działalność statutowa — co do zasady nie podlega VAT, o ile nie jest związana z odpłatnym świadczeniem wzajemnym. Działalność finansowana dotacjami podmiotowymi lub bezkierunkową pomocą publiczną nie tworzy obrotu VAT.
• Odpłatna działalność statutowa — może podlegać VAT. Organizacja sprzedająca usługi (warsztaty, kursy, bilety na wydarzenia) mieści się w definicji podatnika VAT. Możliwe zwolnienie przedmiotowe na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT — m.in. dla usług edukacyjnych oraz określonych usług kulturalnych i sportowych świadczonych przez podmioty nienastawione na zysk.
• Działalność gospodarcza — podlega VAT na zasadach ogólnych.

Zwolnienie podmiotowe z VAT — limit 240 000 zł od 2026 r.

Organizacja pozarządowa może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeżeli jej roczna wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekracza 240 000 zł (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r., podniesiony z 200 000 zł). Przekroczenie limitu obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT — co wiąże się z obowiązkiem składania JPK_V7M lub JPK_V7K.

6. KSeF a organizacje pozarządowe

Obowiązkowy KSeF objął od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich podatników VAT (największych – od 1 lutego 2026 r.) — w tym fundacje i stowarzyszenia będące czynnymi podatnikami VAT, ale także organizacje korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT. Jeśli organizacja wystawia faktury innym firmom lub instytucjom, musi robić to w KSeF. Do końca 2026 r. obowiązuje ułatwienie dla najmniejszych: jeśli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury można jeszcze wystawiać poza KSeF.

Niezależnie od obowiązku wystawiania, każda organizacja – także nieprowadząca sprzedaży – otrzymuje faktury zakupowe od kontrahentów przez KSeF, więc warto nadać uprawnienia do systemu osobie prowadzącej księgowość. Aplikacje do prowadzenia UEPiK (m.in. UEPiK.ngo) oferują już integrację z KSeF.

7. Praktyczne wyzwania rachunkowości NGO

Wyodrębnienie rodzajów działalności w ewidencji

Największym wyzwaniem rachunkowym w organizacjach prowadzących jednocześnie działalność nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą jest prawidłowy podział kosztów — szczególnie kosztów ogólnego zarządu — między poszczególne rodzaje działalności. Brak wyodrębnionej ewidencji lub arbitralne przypisywanie kosztów jest najczęstszym błędem stwierdzanym w trakcie kontroli podatkowych NGO.

Darowizny — przychód podatkowy czy nie?

Darowizny otrzymane przez organizację co do zasady stanowią przychód podatkowy w świetle ustawy o CIT. Korzystają jednak ze zwolnienia z art. 17 ust. 1 pkt 4 — o ile zostaną przeznaczone i wydatkowane na cele statutowe mieszczące się w katalogu ustawowym. Organizacja zobowiązana jest wykazać darowiznę w załączniku CIT/D. Darczyńca (osoba fizyczna lub prawna) może natomiast odliczyć darowiznę od podstawy opodatkowania — po spełnieniu warunków z art. 18 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 26 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT.

Dotacje i granty

Dotacje celowe (ze środków publicznych lub prywatnych) podlegają szczególnemu traktowaniu: są przychodem organizacji, lecz mogą korzystać ze zwolnienia z CIT pod warunkiem, że są przeznaczone na cele statutowe. Konieczne jest prowadzenie odrębnej ewidencji analitycznej dla każdego projektu/grantu — wymaga tego zarówno ustawa o rachunkowości (zasada rzetelności), jak i warunki większości umów dotacyjnych (rozliczenie i audyt).

8. Najczęstsze błędy

• Prowadzenie UEPiK bez zawiadomienia urzędu skarbowego – sama uchwała zarządu nie wystarczy; bez zawiadomienia do końca 3. miesiąca obowiązuje pełna księgowość.
• Wybór UEPiK przez OPP lub organizację z działalnością gospodarczą – te organizacje nie mogą prowadzić uproszczonej ewidencji niezależnie od wysokości przychodów.
• Wysyłanie sprawozdania do niewłaściwego adresata – organizacja bez działalności gospodarczej składa je do Szefa KAS, a nie do KRS.
• Zbyt ogólne cele statutowe – mogą pozbawić organizację zwolnienia z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT.
• Przekonanie, że zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF – od 1 kwietnia 2026 r. zwolnieni też wystawiają faktury w KSeF (poza ułatwieniem do 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r.).
• Brak odrębnej ewidencji dla dotacji i rodzajów działalności – najczęstszy zarzut w kontrolach podatkowych i rozliczeniach grantów.

9. Podsumowanie — co powinna wiedzieć każda NGO w 2026 r.

• Każda fundacja i stowarzyszenie rejestrowe podlega ustawie o rachunkowości i przepisom podatkowym — niezależnie od skali i niekomercyjnego charakteru działalności.
• Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie MFiG o UEPiK (Dz.U. 2025 poz. 1880), a limit przychodów uprawniający do UEPiK wzrósł do 1 000 000 zł. Wybór wymaga zawiadomienia urzędu skarbowego do końca 3. miesiąca roku.
• UEPiK jest wyborem, nie obowiązkiem — decyzja należy do zarządu i powinna być podjęta świadomie, z uwzględnieniem charakteru działalności i potrzeb informacyjnych organizacji.
• Pełna księgowość NGO prowadzona jest według załącznika nr 6 do UoR — z obowiązkiem wyodrębnienia rodzajów działalności w rachunku zysków i strat.
• Zwolnienie z CIT (art. 17 ust. 1 pkt 4) jest warunkowe — wymaga precyzyjnych zapisów statutowych i rzeczywistego wydatkowania dochodu na cele statutowe.
• Limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrósł od 2026 r. do 240 000 zł. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury w KSeF wystawiają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i organizacje zwolnione (z ułatwieniem do 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r.).
• Od 30 grudnia 2025 r. OPP podlegają badaniu sprawozdania tylko przy przekroczeniu ogólnych progów z art. 64 ust. 1 pkt 4 UoR.

Rachunkowość organizacji non-profit — wbrew pozorom — jest jedną z bardziej wymagających specjalizacji księgowych: łączy przepisy ustawy o rachunkowości z przepisami o pożytku publicznym, ustawami podatkowymi i wymogami dotacyjnymi. Biuro Rachunkowe PROFITTAX w Gorlicach obsługuje fundacje i stowarzyszenia w zakresie pełnej księgowości, UEPiK, rozliczeń podatkowych oraz sprawozdawczości do KRS i KAS. Zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522) – art. 2, art. 64 ust. 1 pkt 4, art. 69, załącznik nr 6; ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1338 ze zm.) – art. 10a, art. 23; ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich; ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) – art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 18; ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – art. 43, art. 106ga, art. 113; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1880); rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. uchylające rozporządzenie w sprawie badania sprawozdań finansowych OPP (Dz.U. z 2025 r. poz. 1873); wyrok NSA z 24 września 2003 r. (III SA 3422/01). Stan prawny na 24 września 2026 r.

PROFITTAX Biuro Rachunkowe, Gorlice – doradztwo w zakresie rachunkowości i opodatkowania fundacji, stowarzyszeń i organizacji pożytku publicznego.