Przedsiębiorcy prowadzący w 2025 roku podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) mają obowiązek złożyć roczne zeznanie podatkowe do 30 kwietnia 2026 roku. Aby prawidłowo rozliczyć się z fiskusem, konieczne jest wcześniejsze ustalenie dochodu osiągniętego w minionym roku na podstawie wpisów w księdze. Proces ten wymaga zarówno weryfikacji zapisów, jak i uwzględnienia kilku elementów, których pominięcie może prowadzić do błędów w deklaracji.
Kto rozlicza się na podstawie PKPiR?
Z podatkowej księgi przychodów i rozchodów korzystają osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także wspólnicy spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, pod warunkiem że przychody netto ze sprzedaży w roku poprzednim nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. W 2025 roku limit ten wynosił 10 711 500 zł. Przekroczenie tej kwoty obliguje do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
Przedsiębiorcy stosujący PKPiR rozliczają się z podatku dochodowego na formularzu PIT-36 (skala podatkowa) lub PIT-36L (podatek liniowy 19%). Termin złożenia obu deklaracji upływa 30 kwietnia 2026 r.
Krok 1 — Weryfikacja zapisów w księdze przed zamknięciem roku
Dochód za rok 2025 ustala się na podstawie zapisów dokonanych w księdze za ten rok — po dokonaniu ostatnich wpisów. Przed przystąpieniem do obliczeń wskazane jest staranne przejrzenie wszystkich zapisów za 2025 rok w celu upewnienia się co do ich poprawności. W szczególności warto sprawdzić:
- czy wszystkie dowody kosztowe zostały ujęte w odpowiednich miesiącach i kolumnach,
- czy prawidłowo zakwalifikowano wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
- czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych zostały ujęte w pełnej wysokości za wszystkie miesiące,
- czy składki ZUS zapłacone w 2025 r. (w tym ewentualnie zaległe za 2024 r.) zostały ujęte w kosztach,
- czy faktury otrzymane w grudniu 2025 r. z datą wystawienia na przełomie roku zostały poprawnie przypisane do właściwego okresu.
Krok 2 — Spis z natury na koniec roku
Nieodłącznym elementem zamknięcia roku jest sporządzenie spisu z natury na dzień 31 grudnia 2025 r. Spis obejmuje towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Wartość spisu wpływa bezpośrednio na wysokość kosztów podatkowych — a tym samym na dochód do opodatkowania.
Spis sporządza się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe. Wartość spisu z natury na koniec roku zmniejsza koszty (jest odejmowana), natomiast wartość spisu na początek roku (czyli kończącego poprzedni rok) koszty zwiększa.
Krok 3 — Formuła obliczenia dochodu
Dochód za 2025 rok z działalności gospodarczej ustala się według następującego schematu:
Dochód = Przychody − Koszty uzyskania przychodów
Przy czym koszty uzyskania przychodów oblicza się jako:
Koszty = (Spis z natury na początek roku + Zakupy towarów i materiałów + Koszty uboczne zakupu + Wynagrodzenia + Pozostałe koszty) − Spis z natury na koniec roku
W praktyce wartości te odczytuje się z poszczególnych kolumn podsumowania rocznego PKPiR, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu w sprawie jej prowadzenia.
Metoda memoriałowa a metoda kasowa (kasowy PIT)
W 2025 roku po raz pierwszy pełny rok obowiązywała możliwość stosowania kasowego PIT przez małych przedsiębiorców (dostępna od 1 stycznia 2025 r.). Podatnicy, którzy wybrali tę metodę, ujmowali przychody i koszty dopiero w dniu faktycznej zapłaty, a nie w dniu wystawienia faktury lub wykonania usługi. Przy ustalaniu dochodu za 2025 rok należy konsekwentnie stosować tę samą metodę, którą przyjęto na początku roku.
Przy metodzie memoriałowej (standardowej) koszty bezpośrednio związane z przychodami ujmuje się w roku, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody — niezależnie od daty zapłaty. Koszty pośrednie zalicza się natomiast do kosztów w dacie ich poniesienia, rozumianej jako dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu.
Krok 4 — Należności i zobowiązania — ulga za złe długi
Przed obliczeniem ostatecznego dochodu warto przejrzeć stan należności i zobowiązań na koniec 2025 roku. Podatnicy prowadzący PKPiR mogą skorzystać z odpisu aktualizującego niezapłacone należności na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 21 updof — ujmując w kosztach kwotę należności, która uprzednio stanowiła przychód, o ile spełnione zostały warunki do dokonania takiego odpisu (m.in. uprawdopodobnienie nieściągalności).
Warto też pamiętać o uldze na złe długi w PIT, która umożliwia pomniejszenie dochodu o wartość niezapłaconych należności (po 90 dniach od upływu terminu płatności) lub — po stronie dłużnika — nakazuje powiększenie dochodu o wartość nieuregulowanych zobowiązań zaliczonych do kosztów. Skutki te wykazuje się bezpośrednio w rocznym zeznaniu podatkowym, a nie w księdze.
Krok 5 — Czy drukować i składać księgę do urzędu?
Przedsiębiorcy nie mają obowiązku składania podatkowej księgi przychodów i rozchodów za 2025 rok do urzędu skarbowego. Podobnie spis z natury nie jest przekazywany do urzędu — przechowuje się go w dokumentacji firmy. Jeśli jednak podatnik prowadził w 2025 roku księgę w formie elektronicznej przy użyciu programu komputerowego, który nie umożliwia jej wydrukowania zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu, powinien wydrukować ją na koniec roku i zachować w archiwum. W przeciwnym razie drukowanie nie jest konieczne.
Dokumentację podatkową — w tym PKPiR i dowody księgowe — należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.
Podsumowanie — harmonogram czynności przy zamknięciu roku
- Do 31 grudnia 2025 r. — sporządzenie spisu z natury.
- Po ostatnim wpisie za 2025 r. — weryfikacja zapisów i podsumowanie kolumn.
- Obliczenie rocznych kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem obu spisów z natury.
- Ustalenie dochodu lub straty za 2025 rok.
- Do 30 kwietnia 2026 r. — złożenie zeznania PIT-36 lub PIT-36L.
Prawidłowe ustalenie dochodu za 2025 rok wymaga staranności i znajomości aktualnych przepisów — zwłaszcza w zakresie zasad potrącalności kosztów i ewidencjonowania transakcji na przełomie roku. Chętnie zajmiemy się tym za Państwa. Zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym PROFITTAX .