Rok 2026 przynosi istotne zmiany w zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299), które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie z 2019 roku. Zmiany są bezpośrednio powiązane z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF i cyfryzacją ewidencji podatkowej. Dotyczą zarówno wzoru samej księgi, jak i zasad ujmowania kosztów, dopuszczalnych dowodów oraz terminów dokonywania zapisów.
Nowy wzór PKPiR – dwie dodatkowe kolumny
Obowiązujący od 2026 roku wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów został rozszerzony o dwie nowe kolumny:
- Kolumna 3 — „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur". Przeznaczona jest do wpisywania numeru KSeF, jeżeli faktura stanowiąca podstawę wpisu została wystawiona w tym systemie.
- Kolumna 4 — służy do wpisywania numeru innego dowodu księgowego, jeśli dokument nie pochodzi z KSeF.
Ponadto kolumny 5–7 zawierają dane kontrahenta, w tym jego identyfikator podatkowy (NIP). Zmiany te wynikają wprost z integracji PKPiR z systemem KSeF i mają umożliwić automatyczne powiązanie zapisów księgowych z konkretnymi dokumentami źródłowymi.
Nowe zasady ujmowania kosztów — kiedy wpisać wydatek do księgi?
Nowe rozporządzenie zmieniło dotychczasową zasadę dotyczącą momentu ujmowania zakupów materiałów i towarów. Poprzednie przepisy nakazywały wpisywać zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Od 2026 roku zasada ta uległa zmianie: wydatki na zakup materiałów i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki wpisuje się do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof). W praktyce oznacza to większe powiązanie momentu ujęcia kosztu z przepisami podatkowymi, a nie wyłącznie z fizycznym odbiorem towaru.
Ujednolicenie terminu dokonywania zapisów
Istotną zmianą jest ujednolicenie terminów zapisów po stronie kosztów i przychodów. Zgodnie z nowym rozporządzeniem, wszystkie wpisy do PKPiR — zarówno przychodowe, jak i kosztowe — muszą być dokonane najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
Wyjątek stanowią dowody wewnętrzne: zapisy na ich podstawie dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy księgę prowadzi samodzielnie podatnik, czy biuro rachunkowe.
Likwidacja wybranych dowodów wewnętrznych i paragonowych
Nowe przepisy istotnie zawęziły katalog dopuszczalnych dowodów księgowych. Najważniejsze zmiany to:
- Likwidacja paragonów jako dowodu zakupu — od 2026 roku nie jest już możliwe dokumentowanie zakupu materiałów pomocniczych (np. materiałów biurowych, środków czystości, paliwa do pojazdów) paragonem fiskalnym lub dowodem kasowym w przypadku zakupów dokonanych w jednostkach handlu detalicznego. Dla ujęcia kosztu w PKPiR konieczna jest faktura — wystawiona w KSeF lub w innej dopuszczalnej formie.
- Likwidacja dziennych zestawień dowodów — od 1 stycznia 2026 r. z katalogu dowodów księgowych wyeliminowano dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży). W PKPiR należy ujmować pojedyncze faktury, bez zapisów zbiorczych. Nadal dopuszczalne jest zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji prowadzonej na kasie rejestrującej.
- Nowe zasady korekt raportów fiskalnych — korekty raportów z kasy fiskalnej sporządza się na podstawie dowodu wewnętrznego. Zlikwidowano możliwość dokonywania korekt na odwrocie raportu fiskalnego.
Faktura do paragonu a PKPiR
Nowe rozporządzenie zmieniło też zasady ujmowania faktur wystawionych do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej. Rozporządzenie nie nakłada już obowiązku przechowywania zarówno paragonu, jak i faktury — kwestię tę regulują przepisy o VAT. Zmiana ta zmniejsza obciążenia dokumentacyjne, ale wymaga uwagi przy organizacji obiegu dokumentów w firmie.
Kto musi prowadzić PKPiR elektronicznie od 2026 roku?
Nowy wzór PKPiR obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów — niezależnie od formy jej prowadzenia. Obowiązek prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych (i przekazywania jej w formie JPK) dotyczy w pierwszej kolejności podatników zobowiązanych do comiesięcznego przesyłania JPK_V7M. Dla pozostałych obowiązek pełnej elektronizacji wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 roku.
Warto podkreślić, że Ministerstwo Finansów potwierdziło: część przedsiębiorców nieobjętych jeszcze obowiązkiem przesyłania JPK może w 2026 roku nadal prowadzić PKPiR w formie papierowej — muszą jednak stosować nowy układ kolumn wynikający z rozporządzenia z września 2025 r.
Likwidacja uproszczeń dla rolników
Nowe rozporządzenie zniosło dotychczasowe preferencje dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, którzy osiągali przychody do 10 000 zł rocznie. Do końca 2025 r. mogli oni prowadzić uproszczoną formę PKPiR. Od 1 stycznia 2026 r. wszyscy podatnicy — w tym rolnicy dotychczas korzystający z uproszczonego wzoru — zobowiązani są do prowadzenia księgi na zasadach ogólnych, według nowego wzoru.
Podsumowanie najważniejszych zmian w ewidencji kosztów
Zestawienie kluczowych zmian od 1 stycznia 2026 r.:
- Nowy wzór PKPiR z kolumnami na numer KSeF i NIP kontrahenta.
- Koszty ujmowane według zasad updof, a nie według daty odbioru towaru.
- Termin wszystkich zapisów: do 20. dnia kolejnego miesiąca.
- Zakup materiałów i towarów musi być dokumentowany fakturą — paragon nie wystarczy.
- Zakaz zbiorczych zestawień faktur — każdy dokument ujmowany osobno.
- Korekty raportów fiskalnych wyłącznie na podstawie dowodu wewnętrznego.
Zmiany w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2026 roku są poważne i wymagają dostosowania zarówno oprogramowania, jak i codziennych procedur dokumentacyjnych w firmie. Szczególną uwagę należy zwrócić na dopuszczalne dowody kosztowe — paragon nie zastąpi już faktury przy dokumentowaniu większości zakupów.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące prawidłowego prowadzenia PKPiR lub potrzebują wsparcia w dostosowaniu dokumentacji do nowych przepisów — zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy sprawnie wdrożyć nowe zasady bez ryzyka błędów.