Chciałbym podzielić się z Wami informacjami na temat zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w 2023 roku. Od 1 września Ministerstwo Finansów wprowadzi nową (drugą) strukturę e-faktury, która ma na celu dostosowanie systemu do potrzeb dużych firm.
KSeF to system teleinformatyczny przeznaczony do generowania, odbierania oraz przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej. Podatnicy mogą z niego dobrowolnie korzystać od 1 stycznia 2022 roku, co pozwala im na przygotowanie się do jego pełnego wdrożenia. Od 1 lipca 2024 r., KSeF stanie się obligatoryjny dla przedsiębiorstw, natomiast od 1 stycznia 2025 r., obejmie także małe i średnie firmy zwolnione z VAT.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się do optymalizacji procesów fakturowania, przepływu dokumentów oraz wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. W celu lepszego dostosowania do specyfiki dużych przedsiębiorstw, Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w KSeF. To pozwoli na udzielanie ograniczonych uprawnień w systemie dla dużych podmiotów, które posiadają na przykład wiele oddziałów.
7 sierpnia 2023 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego KSeF. Nowe regulacje mają odpowiadać na potrzeby rynku oraz popularyzować korzystanie z systemu. Umożliwią one przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów, które posiadają różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne, oprócz jednostki macierzystej.
Po zmianach dostęp do faktur będzie możliwy jedynie w obrębie danego oddziału lub innej wewnętrznej jednostki podmiotu, czyli nie będzie dotyczyć wszystkich faktur ustrukturyzowanych przypisanych do tego podatnika (NIPu). Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora. Będzie on zawierał numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz ciąg znaków numerycznych, będący identyfikatorem jednostki oraz cyfrą kontrolną.
Wprowadzenie tak zaawansowanego systemu do powszechnego i obowiązkowego użytku stanowi wyzwanie, szczególnie dla dużych organizacji. Do tej pory pojawiło się wiele wątpliwości związanych z fakturami ustrukturyzowanymi, dlatego nie jest zaskakujące, że kontynuowane są prace nad kolejnymi modyfikacjami. Obserwujemy, że urzędnicy przygotowują się do wprowadzenia nowego obowiązku i podejmują kroki w kierunku dostosowania systemu do efektywnego funkcjonowania – mówi Michał Sosnowski z firmy Exorigo-Upos.
Podsumowując, zmiany w KSeF w 2023 roku mają na celu dostosowanie systemu do potrzeb dużych firm. Nowa struktura e-faktury pozwoli na udzielanie ograniczonych uprawnień w systemie dla dużych podmiotów, co ułatwi im korzystanie z KSeF. Warto śledzić rozwój sytuacji i być na bieżąco z nowymi regulacjami, aby jak najlepiej przygotować się do pełnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.
